Rahanpesulain soveltaminen
Rahanpesulaki koskee myös asianajajia ja muita oikeudellisen palvelun tarjoajia näiden hoitaessa rahanpesulaissa lähemmin määriteltyjä toimeksiantoja.
Rahanpesulakia sovelletaan pääasiallisesti niihin toimeksiantoihin, jotka eivät liity oikeudenkäynteihin taikka esitutkintaan. Valtaosaan toimeksiannoista rahanpesulakia sovelletaan ja usein asiakkaan toimeksiannon luonne saattaa muuttua alkuvaiheista siten, että esim. riita-asia muuttuu laajemmaksi asiakkaan asioiden hoidoksi. Tällöin on tärkeää, että rahanpesulain mukaisista velvoitteista on huolehdittu aina kaikkien asiakkaiden osalta.
Rahanpesulain mukaan asianajajan ja oikeudellisen palvelun tarjoajan on mm. tunnistettava asiakkaansa ja tämän edustaja sekä todennettava tämän henkilöllisyys. Myös asiakkaan mahdollinen poliittinen vaikutusvalta on selvitettävä ja laadittava asiakaskohtainen riskiarvio. Tosiasialliset edunsaajat tulee tunnistaa ja lisäksi todentaa siinä tapauksessa, jos edunsaajat ovat korkean riskin maasta tai asiakas on arvioitu muusta syystä korkeariskiseksi. Tiedot tulee säilyttää luotettavalla tavalla ja ne tulee arkistoida viiden vuoden ajaksi asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
Jatkuva seuranta ja tietojen ylläpito, pakotelistat
Kun toimeksiannot usein liittyvät taloudellisiin järjestelyihin, on rahanpesulain velvoitteiden merkitys korostuneessa asemassa.
Erityisen tärkeää on myös säännöllisesti tarkistaa, etteivät asiakkaat, näiden edustajat ja edunsaajat ole jäädytys- tai pakotelistoilla. Pakotelistoissa tapahtuvia muutoksia tulee seurata säännöllisesti koko asiakassuhteen keston ajan. Mikäli asiakas on kansallisen tai kansainvälisen pakote- ja jäädytyspäätöksen kohteena, tulee asiakassuhteesta tällaisen tahon kanssa lähtökohtaisesti pidättäytyä.
DOKS®-palvelun rajapinnat tärkeimpiin pakotelistoihin sekä pakotelistojen automatisoitu seuranta ovat erinomainen työväline lain edellyttämän tarkistus- ja seurantavelvoitteen hoitamiseen. Lisäksi yritystietojärjestelmästä (YTJ) päivitetään kerran vuorokaudessa automaattisesti asiakkaiden rekisterimerkinnät (mm. yritysten kuuluminen ennakkoperintärekisteriin tai saneeraus- ja konkurssitiedot).
Konkreettinen lisäarvo säästyneessä työajassa
DOKS®in avulla helpotetaan merkittävästi raskaita työvaiheita asiakassuhteen perustamisessa ja seurannassa.
Asiakkaista voidaan tallentaa ja näiltä hankkia yksinkertaisilla ja vaivattomilla menetelmillä vaaditut tiedot tietoturvallisesti. Palvelu sisältää myös useita muita ominaisuuksia, jotka tehostavat asiantuntijan työtä, kuten sähköiset allekirjoitukset, turvaviestit sensitiivisen tiedon lähettämiseen, sekä kaupparekisteritiedot, tilinpäätökset, maksuhäiriöt ja rating-raportit.
Case: Asianajotoimisto Lukander Ruohola HTO Oy
Asianajotoimisto Lukander Ruohola HTO Oy otti DOKSin käyttöön vuoden 2019 alussa ensimmäisten joukossa. Rahanpesulain velvoitteisiin on suhtauduttu yrityksessä aina vakavasti ja ne on hoidettu hyvin, mutta palvelun myötä käytännöt ovat entisestään hioutuneet.
Asianajotoimisto hyödyntää DOKSia rahanpesulain velvoitteisiin kuuluvan asiakkaan tunnistamisen lisäksi muun muassa sopimusten sähköisissä allekirjoituksissa. Rahanpesuun liittyvistä kysymyksistä vastaavan osakkaan, asianajaja Juhani Ekurin mukaan yritys hoitaa nykyisin kaikkien toimeksiantojensa allekirjoitukset DOKS- palvelussa.
"Meillä on käytäntönä, että aina kun sovimme toimeksiannosta, asiakkaalle lähetetään lain edellyttämät tietopyynnöt DOKSissa, jossa asiakas tunnistautuu sähköisesti. Samalla hoidetaan toimeksiantosopimuksen sähköinen allekirjoitus", Ekuri sanoo.
Valtaosa asianajotoimiston asiakkaista edustaa kotimaisia pk-yrityksiä, joiden osalta DOKS toimii Ekurin mukaan oikein hyvin, eikä asiakkaiden tunnistamiseksi tai edunsaajatietojen selvittämiseksi tarvitse enää tehdä manuaalista työtä.
"DOKS on säästänyt työaikaa ihan huomattavasti ja se tekee asioiden hoitamisesta suhteessa asiakkaaseen jouhevampaa. Uskoisin, että se säästää myös asiakkaidemme työaikaa."
Rahanpesulain velvoitteiden hoitamiseen liittyviä rutiineja on sujuvoittanut lisäksi, että DOKSissa asiakkaan tunnistamiseen liittyvä dokumentaatio säilyy yhdessä paikassa, josta tiedot voi tarvittaessa helposti tarkistaa. Lisäarvoa tuovat automatisoitu pakotelistatarkistus ja numeerinen riskiarvio, jota yritys harkitsee soveltavansa myös omissa riskiarvioinneissaan.
Vuoden käyttökokemuksen perusteella Juhani Ekuri kuvaa DOKSia vaivattomaksi työvälineeksi, jonka avulla rahanpesulain velvoitteiden hoitamiseen liittyvät rutiinit tulevat täsmällisesti hoidettua. Hän kiittelee, että DOKSin tuotekehitys reagoi palautteeseen nopeasti ja on tehnyt palveluun toivottuja muutoksia.
Suomen Asianajajaliitto valvoo toimialalla rahanpesulain velvoitteiden noudattamista ja myös kouluttaa ja ohjeistaa asiassa jäseniään.
Liikejuridiikkaan erikoistunut Asianajotoimisto Lukander Ruohola HTO Oy on perustettu 1994, ja sillä on nykyisin toimistot Helsingissä, Turussa, Salossa ja Kuopiossa. Yhtiön palveluksessa on noin 35 liikejuridiikan asiantuntijaa. Yhtiön toimitusjohtaja on asianajaja, varatuomari Jarkko Ruohola, joka toimii myös Suomen Asianajajaliiton puheenjohtajana.
- Suomen Tunnistetieto Oy
- 2662430-5
- Veistämönaukio 1-3
- 20100 Turku
- ASIAKASPALVELU
- Palvelemme arkisin klo 09-16
- phone 010 271 4606
- email asiakaspalvelu@doks.fi