Yritykselle aika on rahaa ja palvelun ostaminen järkevää

Yrityksissä puidaan usein pitkään ja hartaasti hankintoja ja erityisesti palveluiden tai softan hankkimista. Miksi omaa työtä helpottaviin ja ennen kaikkea aikaa säästäviin sähköisiin alustoihin ja softaan ei olla valmiita investoimaan yhtä hanakasti ja huoletta kuin esimerkiksi työkoneisiin tai laitteisiin? Miksi mieluummin tehdään itse hankaliakin ja työtunteja syöviä tehtäviä kuin ostetaan palvelua?

Usein hankinnasta pidättäydytään vedoten kustannuksiin ja säästöihin, mutta mikä on todellinen säästö, jos esimerkiksi tilitoimistossa KYC/AML-velvoitteiden hoitamiseen menee nykyisellä toimintatavalla tunteja, kun asian voisi hoitaa minuuteissa ja vapauttaa samalla työaikaa oman ydinbisneksen hoitamiseen ja sen kehittämiseen?

Oman toiminnan kriittinen tarkastelu on kannattavaa

Kerran eräs yrittäjäkollega sanoi äänen yhden järkevimmistä lauseista liittyen yritystoimintaan: “luvut eivät koskaan valehtele”. Tämä pätee monessa asiassa, kun yrityksen toimintaa halutaan tarkastella eri näkövinkkeleistä. Tuolloin taisimme keskustella lähinnä liikevaihdosta ja yrityksen tuloksiin liittyvistä asioista, mutta miksei asiaa voisi soveltaa myös itse työntekemisen mittareihin, kuten eri työtehtäviin käytettyyn aikaan.

Klassinen esimerkki on ns. mies ja Hiace -yrittäjä, jonka suurin haaste on ajankäyttö. Kaikki työaika menee itse fyysisen eli laskutusperusteisen työn suorittamiseen, tuntuu että yrittäjän tärkeimpään tehtävään eli laskuttamiseen ei jää lainkaan aikaa, mikä puolestaan aiheuttaa viivettä kassankiertoon heikentäen yrityksen omaa maksukykyä. Ratkaisuna voisi toimia järkevän ja helpon laskutusohjelman hankinta tai laskutuksen hoitaminen ulkopuolisen palveluntarjoajan toimesta ostopalveluna.

Toisin sanoen aikasyöpöt työtehtävät kannattaakin kellottaa ja kirjata ylös. Erityisesti tilitoimistoissa on tässä kohtaa vuotta helpottanut suurin kiire valmistuneiden tilinpäätösten osalta, joten nyt olisi oikea hetki miettiä ja tarkastella kriittisestikin omia työtapoja ja saatavilla olevia työkaluja. Kannattaisikin kirjata ylös ainakin seuraavat asiat ja analysoida yrityksen tarpeet mahdollisten jatkotoimien osalta:

• Kuinka kauan kestää, kun perustan asiakkuuden rekisteriimme?
• Miten hoidan KYC- ja AML-velvoitteet ja sopimusallekirjoituksen?
• Miten dokumentoin ja arkistoin asiakkuuteen liittyvät asiakirjat fiksusti?
• Miten hoidan riskiarviot?
• Mihin kaikkiin tiedontarjoajiin olen yhteydessä ja millaisia raportteja tarvitsen?
• Miten hoidan pakotelistakontrollin?
• Miten huolehdin jatkuvasta seurannasta?

Melkoinen lista asioita hoidettavaksi ja joiden mahdollisesta laiminlyönneistä on seuraamuksia. Palvelun tarjoajia toki löytyy markkinoilta, mutta onko yritys valmis maksamaan? Ja jos on valmis maksamaan, niin onko valmis kehittämään toimintaansa ja ottamaan käyttöönsä uutta toimintatapaa tai softaa? Vastauksen pitäisi olla helppo: “kyllä ja kyllä”. DOKS nimittäin tarjoaa kaikkiin yllä mainittuihin velvoitekohtiin helpon ratkaisun ns. yhdestä luukusta. DOKS toimii SaaS-palveluna eli se mukautuu niin palvelun kattavuudelta kuin hinnoittelun osalta asiakkaan tarpeiden mukaan.

Markkinoilta on saattanut kaikua vastaväitteitä DOKSin edullisuudesta tai se on koettu esim. mikroyritysten keskuudessa kalliiksi. Haastattelin myyntitiimimme asiantuntijaa Tero Elsilää, miten DOKSin nykyiset tilitoimistoasiakkaat ovat kokeneet palvelumme hintalaatusuhteen?

“Myynnissä törmää usein väittämään, että hinta on kovin kallis pienille tilitoimistoille. Toisaalta saamme kommentteja tyyliin “DOKS oli pelastus” tai “kiitos hyvästä koulutuksesta ja kattavasta esittelystä”. Meillä on pääsääntöisesti tyytyväisiä ja SUPERTYYTVÄISIÄ asiakkaita”, Elsilä kiteyttää.

Elsilä muistuttaakin, että DOKS on asiantuntijapalvelu tilitoimistoille. Se tuottaa asiakkaalle ajansäästöä, helppoutta ja on kattava työvälineistöltään.

"DOKSin automatiikka ja henkilökunnan perehtyneisyys takaavat laadun. Siksi SUPERTYYTYVÄISIÄ asiakkaita löytyy"

Tuotekehityksessä käyttäjä huomioon

Elsilä kertoo, että usein kuulee tilitoimistoissa myös vedottavan siihen, ettei rahanpesun valvonta ole heidän ydintoimintaamme.

“Se onkin itse asiassa juuri ajansäästö ja ammattimainen KYC/AML-osaaminen, jotka tekevät DOKSin tarjoamasta palvelusta liiketoimintaa tukevan palvelun. Tässäkin tapauksessa palvelu tuottaa lisäarvona ajansäästöä, joka toteutetaan teknisesti ja ajan hermolla. Pelkästään pakotelista-automaatio helpottaa valtavasti”, Elsilä muistuttaa.

Pakotelistat voivat teettää kovaakin työtä kycityksessä, mutta DOKSissa perusteet ovat olemassa automatisoituna, mikä tarkoittaa jälleen ajansäästöä ja tuottaa asioiden hoitoon tukevamman otteen.

“Meille on kerrottu myös, että DOKS-palvelun käyttö on helppoa. Muun muassa aiempi blogikirjoitus “Käyttäjäkokemus on kycityksen tärkein osa-alue”, valottaa tätä asiaa mukavasti automaation ja tiedon tuoton näkökulmasta, ihmisen ja “koneen” yhteistyönä. Turvallisuus ja työvälineiden kattavuus sekä käytettävyys tuovat sitä helppoutta, jota kaivataan nopeasti muuttuvassa ympäristössä”, Elsilä summaa.

Yrityksissä kannattaisi siis yhä enemmän panostaa oikeanlaisten palveluiden ostamiseen ja ryhtyä rohkeasti itse SUPERTYYTYVÄISIKSI asiakkaiksi.