Sujuva käyttökokemus

Olemme käyttäneet paljon aikaa palvelun ulkoasuun ja käytettävyteen.

Helppo ja intuitiivinen toteutus säätää aikaa asiakasrutiinien hoitamisessa. Asiakasviestinnän ulkoasu logoineen ja teksteineen on hallittavissa, jolloin loppuasiakas saa parhaan mahdollisen käyttökokemuksen.

Käyttäjien hallinta

Palveluun avataan tunnukset kaikille halutuille henkilöille.

Valitut pääkäyttäjät hallitsevat tunnuksia ja käyttäjämäärää ei ole rajoitettu. Yksittäinen käyttäjä voidaan halutessa asettaa näkemään rajoitetusti vain omien asiakkaidensa tiedot. Joustavat käyttöoikeudet ovat tärkeässä osassa, kun kyseessä on yrityksen tärkeimmät ja tarkinta tietosuojaa vaativat tiedot.

Rajapinnat tietopalveluihin

DOKS on kytketty Patentti- ja rekisterihallituksen yritys- ja yhteisötietojärjestelmään.

Asiakkaista haetaan kulloinkin voimassaolevat yhteystiedot sekä rekisterimerkinnät. Palvelusta näkee helposti muun muassa yritysten kuulumisen ennakkoperintärekisteriin tai saneeraus- ja konkurssitiedot. Nämä tiedot päivittyvät automaattisesti, mikä vähentää merkittävästi manuaalisia työvaiheita asiakassuhteen perustamisessa ja seurannassa.

Palvelusta voidaan myös hakea muita dokumentteja, kuten kaupparekisteriotteet, tilinpäätökset, luottoluokitustiedot ja maksuhäiriöt.

Asiakkaan tunnistaminen

Asiakkaan tunnistaminen on molempia osapuolia työllistävä prosessi

Monet hoitavat tunnistamisen kuitenkin edelleenkin vaivalloisesti ja heikolla tietosuojalla paperilomakkeilla ja passikopioilla. DOKS tarjoaa helpon ja tietoturvan sekä tietosuojan huomioivan tavan tunnistaa asiakkaat vahvasti sähköisellä tunnistautumisjärjestelmällä. Palvelu hoitaa saumattomasti mm. edunsaajatietojen, PEP-tietojen sekä varojen alkuperäselvityksen keräämisen. Lopputuloksena asiakkuuden perustaminen nopeutuu ja tiedot kerätään ja säilytetään asianmukaisesti.

Riskiarviot

Olennainen osa rahanpesulain velvotteita on asiakaskohtaisen riskiarvion laatiminen.

DOKS sisältää työkalut riskiarvioluokituksen laatimiseen ja sen ylläpitämiseen.

Pakotelistat

Rahanpesulaki vaatii tarkistamaan, kuuluuko asiakas tai tosiasialliset edunsaajat pakotelistoille.

Tämä tarkistus pitää tehdä asiakassuhteen alussa ja säännöllisesti sen aikana. Manuaalisesti hoidettava tämä on erittäin työlästä ja siksi monesti laiminlyöty velvoite.

DOKS monitoroi automaattisesti ja säännöllisesti eri pakotelistoja ja varoittaa, mikäli asiakastietoja löytyy niiltä. Kansallisen listan lisäksi seurantaan kuuluvat tärkeimmät kansainväliset lista.

Muutosten seuranta

DOKS mahdollistaa asiakkaan asettamisen automaattiseen seurantaan.

Seurannalla saadaan tärkeää ja ajantasaista tietoa asiakkaan tilanteen ja tietojen muutoksista. Tällaista tietoa on muun muassa uuden toimitusjohtajan tai hallituksen nimittäminen, muutokset maksuhäiriömerkinnöissä ja luottoluokituksessa sekä uudet tilinpäätökset.

Asiakkaan säännöllinen seuranta on osa rahanpesulain velvotteita. Ajantasainen tieto asiakkaasta on myös tärkeä osa liiketoimintaa ja riskienhallintaa.

Sähköiset allekirjoitukset

Sähköiset allekirjoitukset helpottaa asiakassuhteen perustamista.

DOKS tarjoaa sähköisen allekirjoituksen jolla voi hoitaa toimeksiantosopimukset ja valtakirjat samaan järjestelmään kuin muukin asiakashallinta. Tämä helpottaa asiakkaan perustamisprosessia, vähentää käytettävien järjestelmien määrää ja tuo kustannussäästöjä.

Turvaviestit

Henkilötietojen tai muun sensitiivisen tiedon lähettäminen suojaamattomana sähköpostilla sisältää tietoturvariskin ja on kiellettyä.

Tämä seikka on monesti laiminlyöty yrityksissä. DOKS sisältää turvallisen viestintäkanavan ja tarjoaa tietosuojalainsäädännön mukaisen kommunikointitavan. Viestin vastaanottaja voi myös vastata turvaviestiin suojatusti, mikä helpottaa viestintää.

Asiakastietojen arkistointi

Asiakastietoja tulee säilyttää tietosuojaperiaatteita noudattaen vähintään 5 vuotta ja joskus jopa pidempään.

DOKS hoitaa tämän velvoitteen niin, että tiedot varastoidaan suojattuun elektroniseen arkistokaappiin ja poistetaan sieltä automaattisesti ja asianmukaisesti arkistointiajan päättyessä.