Mihin raportointia oikein tarvitaan KYC-prosessissa?

– Tehokas raportointi säästää aikaa ja vähentää riskejä. Usein kycitys (KYC = Know Your Counterparty, eli asiakkaiden tai sidosryhmien tunteminen) nähdään ja koetaan kertaluontoisena asiana, joka tehdään asiakas- tai toimittajasuhteen alussa. Asianmukainen KYC-prosessi kuitenkin jatkuu koko kumppanuussuhteen elinkaaren ajan. Säännöllinen pakotelistakontrolli on keskeinen osa jatkuvaa seurantaa, mutta myös muita asioita pitää pohtia.

Tiedätkö tarkasti, mitkä asiakkaat ja toimittajat ovat asianmukaisesti kycitetty? Tunnistatko tilanteet, joissa jotakin tietoja tulisi tuoreuttaa? Löydätkö helposti tapaukset, joihin liittyy korkean riskin maita? Mitä toimenpiteitä tulisi tehdä tänään, ensi viikolla tai ensi kuussa? Mitkä ovat kiireisimmät tapaukset ja mihin voidaan palata myöhemmin?

Vastausten saaminen yllä mainittuihin kysymyksiin vaatisi suuren määrän erilaisten listojen manuaalista läpikäyntiä, mikä jo pelkkänä ajatuksena kuulostaa aikaa vievältä ja uuvuttavalta. Toisaalta, jos käytössä on esimerkiksi DOKSin kaltainen järjestelmä, jossa kaikki tieto on yhdessä nätissä paketissa, voisi ajatella, että ko. tietojen saaminen olisi astetta helpompaa. Ja niinhän se onkin, jos raportointityökalut on kunnossa ja käytön vaatimustason mukaiset.

Toimiva raportointi on KYC-prosessin keskiössä

Puuttuva tai toimimaton raportointi aiheuttaa parhaassakin tapauksessa vain merkittävää ajan ja resurssien haaskausta. Huonoimmassa tapauksessa seuraukset voivat olla todella merkittävät. Esimerkiksi jos kycitettävän asiakkaan vuosikontrolli unohtuu tehdä ajallaan ja uuden vastuuhenkilön myötä asiakkaan risikiarvioluokka nousee matalasta korkeaksi, voi tiedon laiminlyönti aiheuttaa ongelmia.

Toimivan raportoinnin suurin etu on luonnollisesti ajan säästyminen, kun tarvittavat toimenpiteet voidaan ennakoida ja automatisoida. Esimerkiksi tulevat vuosikontrollit voidaan huomioida jo hyvissä ajoin ja jakaa tehtävävastuut eteenpäin tiettyjen asiakaskategorioiden mukaisesti.

Asiakasvetoista, joustavaa tuotekehitystä

DOKS on jo aiemmin toteuttanut jatkuvaa seurantaa tarjoamalla mm. pakotelistakontrollin, automaattisen riskianalyysin sekä laadukkaat varoitukset. Havaitsimme kuitenkin tarpeen seuloa DOKSin tietoja entistä hienovaraisemmin ja räätälöidymmin. Toteutimme yhdessä asiakkaidemme kanssa suodatustyökalun, jonka avulla voidaan laatia tehokkaita raportointitapoja eri käyttötarkoituksiin.

 

Käytimme paljon aikaa työkalun käytettävyyteen ja saimmekin kehitettyä siitä helppokäyttöisen, mutta silti erittäin monipuolisen ja joustavan. Avainasemassa on intuitiivisen helppo suodatusten luominen sekä mahdollisuus tallentaa niitä myöhemmin käytettäviksi pikavalinnoiksi. Raportointitulokset näytetään reaaliaikaisesti tai ne voi tallentaa ulkoiseen käyttöön tiedostona.

Jatkossa voimme myös helpommin reagoida asiakkaidemme toiveisiin ja laajentaa raportointityökalun ominaisuuksia.