Taloushallintoalan toimijat

DOKS® tehostaa ja yksinkertaistaa tilitoimistojen ja muiden taloushallintoalan toimijoiden velvoitetta tunnistaa ja tuntea asiakkaansa.

Taloushallinto

Tilitoimistoilla ja muilla taloushallintoalalla toimivilla yrityksillä on hyvät edellytykset tunnistaa ja ehkäistä rikollista toimintaa.

Rahanpesulain tavoitteena on estää rahanpesua ja terrorismin rahoittamista, edistää tällaisen toiminnan paljastamista ja selvittämistä sekä tehostaa rikoksen tuottaman hyödyn jäljittämistä ja takaisinsaantia.

Tilitoimistojen on tunnistettava ja todennettava asiakkaidensa henkilöllisyys. Tosiasialliset edunsaajat tulee tunnistaa ja lisäksi todentaa siinä tapauksessa, jos edunsaajat ovat korkean riskin maasta tai asiakas on arvioitu muusta syystä korkeariskiseksi. Tiedot tulee säilyttää luotettavalla tavalla ja ne tulee arkistoida viiden vuoden ajaksi asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Lain noudattamista valvoo Etelä-Suomen aluehallintovirasto (AVI). Aluehallintoviraston tehtävänä on valvoa, että ilmoitusvelvolliset, kuten tilitoimistot, noudattavat rahanpesulaissa asetettuja velvoitteita. Aluehallintovirastolla on myös oikeus toimittaa tarkastus ilmoitusvelvollisten toimitiloihin.

DOKS® tarjoaa helpon ja vaivattoman tavan velvoitteiden hoitamiseksi.

Palvelu tarjoaa myös monia hyödyllisiä toiminteita, joista on etua erityisesti taloushallintopalveluita tarjoaville toimijoille.

Palvelun avulla rahanpesulain vaatimukset tulevat täytetyksi asianmukaisesti koko asiakassuhteen ajan. Tilitoimistojen asiakkaat voivat yksinkertaisilla ja vaivattomilla menetelmillä hoitaa vaadittujen tietojen toimittamisen tietoturvallisesti.

DOKS® sisältää myös monia muita asiakassuhteen avaamiseen ja ylläpitoon liittyviä työkaluja. Sähköisellä allekirjoituksella voidaan solmia asiakkaan kanssa sopimus taloushallintopalveluista tai hakea vaikkapa valtakirjaan allekirjoitus. Turvaviestin avulla asiakkaille voidaan toimittaa erilaisia sisältöjä, joita laki estää lähettämästä normaalilla sähköpostilla. Tällaisia voivat olla esimerkiksi erilaiset palkkalaskelmat tai muut tiedot jotka sisältävät henkilötunnuksia. Patentti- ja Rekisterihallituksen yritystietojärjestelmä (YTJ) päivittää kerran vuorokaudessa automaattisesti asiakkaiden rekisterimerkinnät (mm. yritysten kuulumisen ennakkoperintärekisteriin tai saneeraus- ja konkurssitiedot). DOKS®in avulla helpotetaan merkittävästi raskaita työvaiheita asiakassuhteen perustamisessa ja seurannassa.

Case: TTK Plus Oy

DOKS mahdollisti hallinnon toimintatapojen uudistamisen

Tilintarkastusyhtiö TTK Plus Oy hoitaa rahanpesulakiin liittyvät velvoitteensa DOKS:ssa. Toimitusjohtaja Vesa Halmeen mukaan DOKS tekee velvoitteiden hoitamisesta helppoa sekä yhtiön että asiakkaan näkökulmasta, ja se on mahdollistanut myös hallinnon toimintatapojen uudistamisen.

Tilintarkastus on yksi rahanpesulaissa ilmoitusvelvolliseksi määritelty toimiala. Tämä tarkoittaa, että tilintarkastajilla on velvoite tuntea asiakkaansa, seurata asiakassuhdetta ja tehdä rahanpesun riskiarvio sekä omasta toiminnastaan että asiakkaastaan.

Halme kertoo, että rahanpesulain tuomat velvoitteet ovat tuoneet yrityksen arkeen lisää hallinnollista työtä ja byrokratiaa. Tarkoitus sinällään on hyvä.

"Tarkoitushan on se, että myös tilintarkastaja katsoo hieman tarkemmin, että asiakkaat noudattavat tiettyjä sovittuja sääntöjä."

Halmeen mukaan DOKS toimii hyvänä työkaluna niin asiakkaan tunnistamiseen, asiakassuhteen seurantaan, riskiarvion tekemiseen kuin tietojen ylläpitämiseen.

"DOKS säästää meiltä aikaa. Sen ansiosta pystymme käyttämään enemmän aikaa olennaiseen eli tilintarkastukseen, ja kun hallintotyö vähenee, tarkoittaa se asiakkaalle myös kevyempää laskua."

Hän korostaa, että lainsäädäntö ja hyvä tilintarkastustapa ovat edellyttäneet asiakkaan tuntemista ja tämän edunsaajien selvittämistä ennenkin, mutta 2017 voimaan tulleen rahanpesulain seurauksena alalla noudatettavat ohjeet ja käytännöt ovat tarkentuneet ja yhdenmukaistuneet.

Eroon paperikopioista

TTK Plus Oy hoitaa nykyisin DOKS:ssa sähköisesti kaikki asiakkaidensa toimeksiannot ja vahvistukset, jotka aikaisemmin kerättiin paperisina. Yritys käyttää järjestelmää myös arkistona, joten esimerkiksi asiakastunnistamisen vaiheet ja muu dokumentaatio ovat helposti todennettavissa palvelusta.

"Meiltä löytyy nyt yksi paikka, johon voimme dokumentoida kaiken, mikä helpottaa työmäärää. Nettiselaimen kautta toimiva systeemi on näppärä, ja sen ansiosta kaikki dokumentit ovat aina mukana", Halme kertoo.

Hänen mukaansa tilintarkastajien valtakunnallinen etujärjestö, Suomen tilintarkastajat ry on ohjeistanut jäsenistöään hyvin rahanpesulakiin ja rahanpesun ehkäisemiseen liittyvissä kysymyksissä, mikä on yhtenäistänyt alan pelisääntöjä.

Tilintarkastajien toimintaa valvoo Patentti- ja rekisterihallitus ja sen alainen tilintarkastuslautakunta. Rahanpesuun liittyvissä kysymyksissä PRH:n tilintarkastusvalvonta toimii yhteistyössä KRP:n Rahanpesun selvittelykeskuksen kanssa.

Suomessa tehtiin vuonna 2018 lähes 40 000 ilmoitusta epäillystä rahanpesusta. Ilmoituksista alle kymmenen tuli tilintarkastusalalta.

TTK Plus Oy on osa Turun Tilikeskusta joka on vuonna 1965 perustettu yksityinen tilitoimisto.

TTK Plus Oy