Valitut pääkäyttäjät hallitsevat tunnuksia eikä käyttäjämäärää ole rajoitettu. Yksittäinen käyttäjä voidaan halutessa asettaa näkemään rajoitetusti vain omien asiakkaidensa tiedot. Joustavat käyttöoikeudet ovat tärkeässä osassa, kun kyseessä ovat yrityksen tärkeimmät ja tarkinta tietosuojaa edellyttävät tiedot.

Asiakkaista haetaan kulloinkin voimassa olevat yhteystiedot sekä rekisterimerkinnät. Palvelusta näkee helposti muun muassa yritysten kuulumisen ennakkoperintärekisteriin tai saneeraus- ja konkurssitiedot. Nämä tiedot päivittyvät automaattisesti, mikä vähentää merkittävästi manuaalisia työvaiheita asiakassuhteen perustamisessa ja seurannassa.

Palvelusta voidaan myös hakea muita dokumentteja, kuten kaupparekisteriotteet, tilinpäätökset, luottoluokitustiedot ja maksuhäiriöt.

Monet hoitavat tunnistamisen kuitenkin edelleenkin vaivalloisesti ja heikolla tietosuojalla paperilomakkeiden ja passikopioiden avulla. DOKS tarjoaa helpon ja tietoturvan sekä tietosuojan huomioivan tavan tunnistaa asiakkaat vahvasti sähköisellä tunnistautumisjärjestelmällä. Palvelu hoitaa saumattomasti mm. edunsaajatietojen, PEP-tietojen sekä varojen alkuperäselvityksen keräämisen. Lopputuloksena asiakkuuden perustaminen nopeutuu ja tiedot kerätään ja säilytetään asianmukaisesti.

DOKS sisältää työkalut riskiarvioluokituksen laatimiseen ja sen ylläpitämiseen.

Tämä tarkistus pitää tehdä asiakassuhteen alussa ja säännöllisesti sen aikana. Manuaalisesti hoidettuna tämä on erittäin työlästä ja siksi monesti laiminlyöty velvoite. DOKS monitoroi automaattisesti ja säännöllisesti eri pakotelistoja ja varoittaa, mikäli asiakastietoja löytyy niiltä. Kansallisen listan lisäksi seurantaan kuuluvat tärkeimmät kansainväliset listat.

Seurannalla saadaan tärkeää ja ajantasaista tietoa asiakkaan tilanteen ja tietojen muutoksista. Tällaista tietoa on muun muassa uuden toimitusjohtajan tai hallituksen nimittäminen, muutokset maksuhäiriömerkinnöissä ja luottoluokituksessa sekä uudet tilinpäätökset. Asiakkaan säännöllinen seuranta on osa rahanpesulain velvoitteita. Ajantasainen tieto asiakkaasta on myös tärkeä osa liiketoimintaa ja riskienhallintaa.

DOKS tarjoaa sähköisen allekirjoituksen, jolla voi hoitaa toimeksiantosopimukset ja valtakirjat samaan järjestelmään kuin muukin asiakashallinta. Tämä helpottaa asiakkaan perustamisprosessia, vähentää käytettävien järjestelmien määrää ja tuo kustannussäästöjä.

Tämä seikka on monesti laiminlyöty yrityksissä. DOKS sisältää turvallisen viestintäkanavan ja tarjoaa tietosuojalainsäädännön mukaisen kommunikointitavan. Viestin vastaanottaja voi myös vastata turvaviestiin suojatusti, mikä helpottaa viestintää.

DOKS hoitaa tämän velvoitteen niin, että tiedot varastoidaan suojattuun elektroniseen arkistokaappiin ja poistetaan sieltä automaattisesti ja asianmukaisesti arkistointiajan päättyessä.

Ilmoituskanava voi olla kiinteänä osana rahanpesulain velvoitteiden hoitamiseen tarkoitettua DOKS®-sovellusta tai sitä voidaan käyttää sellaisenaan itsenäisesti.

Imoituskanavan toimintaperiaate:

1. DOKS luo yrityskohtaisen verkko-osoitteen ilmoituskanavalle. Osoitelinkki voidaan asentaa helposti työntekijöiden ja muiden tahojen saataville esim. organisaation sisäiseen intranettiin tai nettisivuille. Linkki mahdollistaa epäkohdista ilmoittamisen täysin nimettömästi ja anonyymisti henkilötietoja tallentamatta.

2. Tehdessään anonyymiä ilmoitusta henkilö saa yksilöllisen seurantalinkin, jonka avulla hän pystyy seuraamaan oman ilmoituksensa käsittelyn etenemistä.

3. Ilmoitukset näkyvät aina pääkäyttäjälle, jonka lisäksi vastaanottajaksi voidaan tarpeen mukaan määritellä tietty henkilö tai useita henkilöitä eli ns. whistleblow-tiimi.

4. Ilmoitus tulee merkitä vastaanotetuksi seitsemän päivän kuluessa ja tieto vastaanottamisesta välittyy ilmoittajan seurantasivulle. Vastaavasti voidaan ilmoittaa vastauksesta ja jatkotoimenpiteisiin ryhtymisestä. Lain mukaan ilmoitukseen on vastattava kolmen kuukauden sisällä.

5. Ilmoittaja saa yksilölliseen seurantaosoitteeseensa tiedon ilmoituksen vastaanottamisesta sekä vastauksesta.

*EU:n whistleblower-direktiivi edellyttää, että rahanpesulain ilmoitusvelvollisilla on käytössään kanava, jonka kautta työntekijät tai muut henkilöt voivat ilmoittaa epäilemänsä rahanpesu- tai muut rikkomukset nimettömästi. Whistleblowing -järjestelmä on luotu yrityksen tiedonsaantikanavaksi. Sen kautta jokainen organisaation jäsen ja tarvittaessa myös ulkopuoliset sidosryhmät voivat ilmoittaa yritykselle väärinkäytösepäilystään. Järjestelmän tarkoituksena on auttaa yrityksiä korjaamaan mahdolliset virheet tai väärinkäytökset toiminnassaan. Työntekijät ovat velvollisia raportoimaan epäilyksistään ensisijaisesti yrityksen omassa kanavassa, mikäli järjestelmä, hallinto ja tutkinta täyttävät direktiivin vaatimukset. Whistleblowing-direktiivin keskeiset vaatimukset ilmoituskanavaan liittyen: 1) Kaikilla rahanpesulain velvoittamilla yrityksillä (ilmoitusvelvollisilla) on oltava suojattu kanava whistleblowing-ilmoitusten tekemistä varten. 2) Tieto ilmoituksen vastaanottamisesta on toimitettava ilmoittajalle viimeistään seitsemän päivän sisällä. 3) llmoitusten seurantaan on nimettävä puolueeton henkilö tai osasto. 4) Kaikista vastaanotetuista ilmoituksista on pidettävä kirjaa luottamuksellisuusvaatimuksien mukaisesti. 5) Nimetyn henkilön tai osaston on seurattava ilmoituksia säännöllisesti. 6) Ilmoittajalle on annettava palautetta ilmoituksen seurannasta kolmen kuukauden kuluessa. 7) Henkilötietoja on käsiteltävä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.