Olen työskennellyt yli kolmen vuoden ajan yrityksemme asiakasrajapinnassa, nähden useiden satojen eri kokoisten yritysten ja organisaatioiden KYC-prosesseja yli toimialarajojen. Parasta työssäni on ollut päästä kehittämään asiakkaiden prosesseja tehokkaammiksi ja sitä kautta tuoda säästöjä yritykselle sekä samalla edistää vastuullista liiketoimintaa. Regulaation määrä on nykymaailmassa ainoastaan kasvamaan päin, joten yhä useampi yritys joutuu tehostamaan prosessejaan tai jopa rakentamaan niitä täysin uudelleen.
Mistä kannattaa lähteä liikkeelle?
Ensin tulee kartoittaa nykytilanne mahdollisimman hyvin. Onko yrityksessäsi toimiva prosessi? Mikäli on, onko prosessi täysin manuaalinen vai hyödynnetäänkö teillä sen tueksi mahdollisesti järjestelmiä tai automaatioita? Paljonko nykyinen prosessi sitoo resursseja tällä hetkellä? Kun näihin kysymyksiin löytyy vastaus, on helpompi lähteä laskemaan, voisiko prosessia jollain keinoilla tehostaa.
Prosessityökalun kartoitus
Nykyään markkinoilla on tarjolla edistyksellisiä, valmiita ratkaisuja tarjoavia järjestelmiä KYC-prosessin hoitamiseen. Kannustan ottamaan eri vaihtoehdoista selvää ja hankkimaan avuksi ohjelmiston, jonka avulla prosessi saadaan hoidettua ammattimaisesti ja mahdollisimman tehokkaasti. Olen tavannut lukuisia organisaatioita, joissa koitetaan vielä tänäkin päivänä selvitä täysin manuaalisella prosessilla ja täytyy sanoa, että se on harvoin tehokasta. Esimerkiksi jo pelkästään EU:n pakoteasetusten noudattaminen on erittäin työlästä hoitaa manuaalisesti.
Ohjelmistoratkaisujen vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota suorien kustannusten lisäksi ainakin siihen, paljonko järjestelmä hyödyntää automaatioita eli säästää aikaa yrityksesi liiketoiminnalta. Modernit järjestelmät saadaan useimmiten integroitua toisiin järjestelmiin, mistä voi myös syntyä merkittävää säästöä. Lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota siihen, miten ja mistä saat apua esimerkiksi järjestelmän käyttöön liittyvissä asioissa – saatko apua helposti silloin, kun sitä tarvitset ja omalla äidinkielelläsi vai riittääkö sinulle kenties vähempi palvelutaso.
Kenen vastuulle prosessin hoitaminen käytännössä kuuluu?
Toisena kannattaa alkaa suunnitella prosessin tuotantoon viemistä eli kuka tai ketkä organisaatiossasi tulevat vastaamaan sidosryhmien taustaselvityksistä käytännössä. Kuuluuko se luonnollisimmin myyntitiimin, asiakaspalvelun tai ehkäpä lakiosaston vastuulle?
Suuremmissa organisaatioissa on viimeisen parin vuoden aikana lähdetty yhä useammin rakentamaan erillisiä, muutaman henkilön KYC-tiimejä, joille prosessin hoito on keskitetty. Tähän malliin on kallistuttu pikkuhiljaa, kun on huomattu, miten paljon tietämystä ja ymmärrystä lakien ja asetusten noudattaminen todellisuudessa vaatii. On myös huomattavasti tehokkaampaa kouluttaa muutamasta työntekijästä asiantuntijoita ja ylläpitää heidän osaamistaan koko henkilökunnan syvällisen perehdytyksen sijasta. Lisäksi tietosuojanäkökulmasta on parempi, jos KYC-dataan eivät pääse käsiksi kuin tietyt, nimetyt, henkilöt yrityksen sisällä. Pienemmissä yrityksissä on vielä useimmiten vastuutettu jokainen kycittämään omat sidosryhmänsä. Tämäkin voi joskus olla toimiva ja tehokas prosessi.
Järjestelmän toiminnallisuuksien kouluttaminen
Viimeisenä vaiheena on tietysti kouluttaa tarvittavat henkilöt käyttämään järjestelmää, joka on päätetty hankkia KYC-prosessin hoitamiseen. Tehokkainta on konsultoida tässä asiantuntijoita toimittajan päästä, heillä on todennäköisesti näkemystä sekä käytännön vinkkejä järjestelmän fiksuun käyttöön. Toimittajan kanssa voi yhdessä laatia järjestelmän käyttöön sisäiset ohjeet, jotka ovat aina helposti saatavilla koulutuksen jälkeenkin. Ohjeesta kannattaa tehdä selkeä ja käytännönläheinen. Sellainen, että uusi työntekijäkin pärjää sen avulla itsenäisesti järjestelmän kanssa ja osaa hoitaa KYC-prosessin alusta loppuun. Käyttöönottoprojektin jälkeen pääkäyttäjät kannattaa vastuuttaa seuraamaan järjestelmän kehitystä, tiedottamaan muita käyttäjiä mahdollisista muutoksista ja uusista ominaisuuksista sekä tarvittaessa päivittämään sisäistä käyttöohjetta.
